2006年11月11日

携帯、WEBを使ってスケジュール管理【メルマガ Vol.11】

スケジュール管理をしていますか?

私は今まで何度となくスケジュール帳を購入しては、そのスケジュール帳を見る癖が付かずに三日坊主になるという経験をしています(^_^;)

ですが忙しくなり、複数の仕事を平行して行わなければいけない場合や、タイトなスケジュールのプロジェクトなどになると、頭の管理だけでは必ず崩壊します。私の前の上司がそういう人でした。周りに迷惑掛けまくり。

忙しいときはスケジュール帳で管理する手間も惜しいと思うものですが、忙しい人ほどスケジュール管理、つまり時間管理をきちんとしないと、次から次へと振ってわく仕事に埋もれて、ストレスが溜まる一方です。

で、ツール如何にかかわらず、スケジュール管理をするコツというのがありまして、1)必ず移動時間も時間を取る、2)終了予定時刻を明記し、スケジュールを"枠"で管理する、3)些細なことでも時間枠を取る、です。

枠で管理するというのは、以前本屋で立ち読みした時間管理の達人の本からのパクリですが、これが役に立つというか、一番効果的です。スケジュールをぱっと見て、どこに空きがあるか、何に一番時間を割いているかがわかるからです。急に上司に「これやって欲しいんだけど」といわれても、スケジュールをすぐに確認して、できるかできないかの判断がすぐにできます。仕事をする上で、この即応はすごく重要です。

さて、話がだいぶ「スケジュール管理」そのものにずれましたが、ここでは手帳を買わずとも上記3つのコツを簡単にかつ即はじめられる方法をご紹介します。

スケジュールを携帯で行う方法は、既に多くの方がしているかもしれませんが、私は携帯の親指入力になれていないので、携帯だけでのスケジュール管理は苦手です。やはりキーボードでタイピングしたほうが断然早いですよね。

といって、Outlookやスケジュール管理ソフトでは、いちいちパソコンを立ち上げるわずらわしさがあり、通勤中、移動中、会議中など、すぐに確認したい場合に不便です。いちいちモバイルするのも今のご時勢難しいですよね。

そういう場合は、WEB上のスケジュール管理で携帯からのブラウジング、メール通知に対応している「スケジュール管理サービス」がおススメ。

私が今まで使った中から紹介すると、以下の二つが無料でおススメ。
  1. Yahooモバイル
  2. Google(Gmail、Googleカレンダーの組み合わせ)


Yahoo!モバイルは、通常のYahoo!Japanのアカウントをそのまま使えるので、パソコンでYahoo!Japanにログインして、カレンダーからスケジュール登録すれば、Yahoo!モバイルからそのスケジュールを確認できます。

Yahoo!のカレンダーは通常の予定に加えて、日付に関係ないタスクリストも入力でき、いわゆる「Todo」リストにも使えます。

またリマインダー機能も備えていて、予定している時刻の前に最大2回、ahoo!
メール宛、もしくは好きなメールアドレスに、予定を通知することができま。
ここに携帯のメールアドレスを指定すれば、携帯に知らせてくれるわけです。

Googleの場合、以前から紹介しているとおり、Googleアカウントを取得するとそのアカウントで、Googleが提供している多数のサービスを利用することができます。

日本ではGmailの申し込みが開始されたのと、最近Googleカレンダーが日本語対応(以前も日本語入力はできてましたが)したので、これをあわせれば同様に携帯とパソコンでスケジュール管理ができます。

残念ながらGoogleカレンダーは携帯に完全対応しているわけではないと思いますが、フルブラウザ携帯なら使えるかもしれません(持っていないので未確)。
それでも、Googleカレンダーのリマインダーとして、携帯メールアドレスを指定できるので、Yahoo!カレンダーと同様に、携帯に予定時刻の通知ができま。

Googleのおススメポイントは、Googleパーソナライズドホームを活用することです。

私は仕事柄ネットをよく利用するので、起動ページにGoogleのパーソナライズドホームを指定しています。で、ど真ん中にGoogleカレンダーを登録しているので、常にカレンダーが表示されていて、1クリックで予定を即入力できます。これが大変便利。

予定一覧も1週間を1日ごとの時間軸で一覧表示ができるなど、時間の枠管理にも最適です。

とまぁここまで書きましたが、私のネタとかぶる某ネットニュースサイトに詳細が記載されているので紹介します。
ITmedia「Googleカレンダーのリマインダー機能を活用しよう」
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0609/20/news077.html

入力と管理にPC+WEB、持ち運びとリマインダーとして携帯を活用することで、スケジュールの一元管理とかばんの荷物を減らすことができます。
posted by daisuky at 15:07 | Comment(0) | TrackBack(0) | WWW上の便利なサービス
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